PROJEKTMENEDZSMENT

Sikeres projekthez elengedhetetlen a projektmenedzsment szaktudás. Egy projekt megtervezéséhez és sikeres lebonyolításához szükség van egyrészt iparági szaktudásra, másrészt pedig projektmenedzsment szaktudásra. Az iparági szaktudás a kívánt végtermék előállításához szükséges, a projektmenedzsment szaktudás pedig ahhoz, hogy a projekt a jóváhagyott keretek között (pénzügyi, időbeli, minőségi, stb. feltételek betartása mellett) állítsa elő a végterméket. A kétféle szaktudás egymást kiegészíti.

Közel húszéves projektmenedzsment tapasztalatunk alapján állítjuk, hogy a projektek körül leggyakrabban előforduló hiba a nem megfelelő tervezés, előkészítés. A projektterv elkészítését igen gyakran csak fölösleges adminisztrációnak tekintik, ami csak késlelteti az igazi munka megkezdését. Ezzel szemben mi úgy látjuk, hogy...

• A projektterv elkészítése az érintettek közös gondolkodási folyamata, amelyben a projekt érintettjei - különösen a projektet végrehajtó csapat tagjai - ráállnak egy közös hullámhosszra. Kialakítanak egy közös megértést a projekt szakmai tartalmáról, a leszállandó végtermék tulajdonságairól, az időbeli és költség keretekről, a megrendelő elvárásairól, a kockázatokról, a közreműködők szerep-, felelősség- és hatásköréről, illetve arról, hogy kinek, mikor, mit és hogyan kell elvégeznie a végtermék előállítása érdekében.
• Nem egy dokumentum (a projektterv) előállítása a cél. A tervezési folyamat elsődleges célja, hogy az érintettekben kialakuljon a közös megértés a projekt részleteiről. Maga a projektterv ennek a közös megértésnek egy dokumentum formájában megjelenő lenyomata. Így a projektterv dokumentum valójában nem a célja, hanem "csak" egy jól használható mellékterméke a tervezési folyamatnak.
• Ellenőrizni kell a projektterv és a szerződés összhangját. A projekt leszállítandó termékeiről és a projekt végrehajtásának körülményeiről a tervezés során kialakult közös megértést össze kell vetni az esetleg már korábban megkötött szerződés tartalmával, és az esetleges eltéréseket kezelni kell.
• A tervezésre rászánt idő többszörösen megtérül a végrehajtás során. A projektterv elkészítése egy-egy összetett projekt esetén bizony időigényes lehet, de az elején a tervezésre "elvesztegetett" idő később bőven megtérül, hiszen minél később merül fel egy probléma, annál költségesebb az elhárítása. A tervezés nem más, mint előregondolkodás, amely révén sok probléma már az előtt felmerül és megoldódik, mielőtt a projekt végrehajtása egyáltalán megkezdődne.

A projekt végrehajtása, pontosabban az előrehaladás ellenőrzése kapcsán is sok olyan feladat van, amelyhez elsősorban nem iparági ismeretek, hanem projektmenedzsment szaktudás szükséges. Ilyen például az előrehaladási, avagy státusz jelentések készítésének és a beszámoltatás rendjének kialakítása, vagy a projekt kontrolling megszervezése, vagyis az adatgyűjtés, kiértékelés, és beavatkozás rendjének kialakítása.

A projektek lezárás utáni elemzése minden olyan szervezet számára fontos, amely rendszeresen hajt végre projekteket. Ez az elemzés hivatott ugyanis felfedni a pozitív és negatív tanulságokat (beleértve az utókalkulációt is), amelyek megértése révén tanul a szervezet. Ennek hiányában a sokadik projektet is csak közel ugyanolyan hatékonysággal lesz képes végrehajtani a szervezet, mint a legelsőt.

A Project Management Institute (PMI) irányelveihez (de facto szabványaihoz) igazodó projektmenedzsment szolgáltatásaink a projekttervezés, projekt kontrolling, és lezárás utáni elemzés területén nyújtanak segítséget ügyfeleinknek.

vissza