VÁLTOZÁSMENEDZSMENT

Az elmélet is fontos, de a gyakorlat még fontosabb. A szervezetek életében a változásoknak azért van nagy jelentőségük, mert ezek sikeres vagy sikertelen volta általában sorsfordító hatású. Ezért lett a változáskezelés a "menedzsment tudomány" egyik fontos területe. A kidolgozott elméletek és módszertanok jól megragadják a változási programok végrehajtásának sok fontos elemét, de az egyik legfontosabbal, a változással szembeni ellenállás kezelésének módjával jellemzően nem tudnak mit kezdeni. Az ellenállás ugyanis mindig helyzetfüggő ellenérveken és kifogásokon alapul, amelyek természetszerűleg annyira sokfélék lehetnek, hogy a kifogáskezelés csak üzleti általánosságok szintjén jelenhet meg a módszertanokban.

Az eXaperio megközelítésében a kifogáskezelés kulcsfontosságú. Világszerte folyamatosan visszatérő igény úgy megváltozni, hogy közben minden maradjon a régiben. Ez okozza az érintettek ellenállását, amelynek vannak konstruktív és kevésbé konstruktív eszközei. Utóbbiak közé tartozik a kifogások keresése. A helyzetfüggő kifogások kezelése csak helyzetfüggő módon és helyzetfüggő eszközökkel lehetséges, mert erre nincs általános elmélet és módszertan. A kifogások kezelése az eXaperio erőssége, mert a különböző vállalatoknál szerzett vezetői tapasztalataink alapján képesek vagyunk arra, hogy felismerjük az ellenérvként beállított kifogásokat, és arra is, hogy ezzel szembesítsük az érintetteket.

Hogyan zajlik tehát egy változási program végrehajtása?

Az elmélet szerint a stakeholder és a szponzor összefog a változás ügynökével, no meg a projektcsapattal, és Lewin vonatkozó alapelveinek ("freeze", "move", unfreeze") figyelembevételével motiváltan, tudatosan és hatékonyan véghezviszik a változást.

A valóságban pedig a vezető számos értekezleten fogja riadt, vagy ellenséges tekintetű embereknek magyarázni, hogy miért szükséges a változás, illetve hogy az kinek és miért jó. Nehéz lesz elfogadtatnia, hogy a szervezet számára pozitív változásoknak számos, a jelenlévőkre negatív következménye is lesz. Hogyan fogja a vezető az összes érintettet a változás mellett elkötelezett aktív szereplővé tenni? Egyáltalán szükséges-e és megéri-e az összes érintett meggyőzésére fordított erőfeszítés?

Az eXaperio változásmenedzsment eszköztára nagyon gyakorlatias. Természetesen mi is projektként kezeljük a változást. Pontosan meghatározzuk a változás tartalmi elemeit és megtervezzük annak folyamatát. Részletes projekttervet készítünk, amely rögzíti, hogy kinek mikor mit és hogyan kell csinálnia, ehhez milyen erőforrások szükségesek, hogyan kell kezelni az előre látható kockázatokat, illetve hogyan lehet ösztönözni a változást. A változási programmal szemben felmerülő ellenérveket az érintettek bevonásával kiértékeljük, és az ellenérvekből adódó következtetéseket valamilyen alkalmas módon beépítjük a változási programba. Ez történhet például a célok módosításával, a végrehajtási mód megváltoztatásával (vagyis alternatív forgatókönyvek meghatározásával), vagy az ütemezés átalakításával. A kifogások kezelésével kapcsolatban pedig azt valljuk, hogy nincs helye sem köntörfalazásnak, sem pedig hosszas győzködésnek. A kifogást keresőket a lehető leghatásosabb módon szembesítjük azzal, hogy érveik nem valósak, ugyanakkor az ösztönzési rendszer eszközeivel motiváljuk őket arra, hogy ők is "beálljanak a sorba".

Milyen általános tanácsot adhatunk a változási programok végrehajtásával kapcsolatban?

• Ha van elég időnk, tegyük lehetővé munkatársaink számára, hogy a változással kapcsolatos elgondolásainkat megismerjék, továbbfejlesszék, és azt sajátjukként előadva a mi háttértámogatásunkkal végrehajtsák.
• Ha nincs túl sok időnk, akkor személyesen irányítsuk azt a pár embert, akik felismerték a változás elkerülhetetlenségét, eléggé motiváltak, és akiknek a példája ragadós lehet. Az ellenvetéseket meg kell vizsgálni, de nem kell mindenkit meggyőzni. A kifogásokat figyelmen kívül kell hagyni, nem szabad megengedni, hogy ezek megakasszák a változás folyamatát. Az ellenérveket, ha lehet, be kell építeni a változási programba. Ha ez nem lehetséges, akkor az ellenérveket felhozóknak meg kell köszönni az őszinteségüket, és mindenkivel közölni kell, hogy a valós ellenérvek tudatában miért döntöttünk mégis a változási program végrehajtása mellett.
• Ha egyáltalán nincs időnk, akkor marad az egyszemélyi vezetői döntés. Ebben az esetben ezt részletes indoklással kell ismertetni, kitérve arra is, hogy milyen érvek ellenére hoztuk meg az adott döntést. Itt nagyon fontos, hogy az ilyen típusú döntéseket ne próbáljuk utólag demokratizálni vagy olyan ideológiát gyártani hozzá, ami ellenérzést vált ki a végrehajtás során.

Változásmenedzsment szolgáltatásunk lényege, hogy a változási program projektterv mélységű megtervezését követően megkeressük az optimumot a meggyőzésre szánt erőforrások és a meggyőzéstől várható eredmények között. Azonosítjuk a kifogásokat és az ellenérveket. A kifogásokat helyzetfüggő eszközökkel és módszerekkel kezeljük, az ellenérvek kiértékeléséből adódó következtetéseket pedig beépítjük a változási programba (pl. kockázatként, vagy alternatív forgatókönyvként).

vissza