SZERVEZETFEJLESZTÉS

Mitől működik jól egy szervezet? Az eredményes és hatékony működésnek van néhány alapvető feltétele: jól meghatározott szervezeti célok; az azokhoz illeszkedő szervezeti struktúra, munkakörök, és üzleti folyamatok; az egyént a szervezet hatékonyan közreműködő tagjává tevő motivációs rendszer és szervezeti kultúra; valamint az előbbiek összehangolását végző menedzsment.

Mit vizsgálunk a szervezetfejlesztés során? Első körben azt értjük meg, hogy hogyan működik jelenleg a szervezet. Ez a működés alkalmas mélységű felmérését jelenti: mik a szervezeti célok, mik a főbb üzleti folyamatok, kik ezeknek a kulcsszereplői (feladatkörök, felelősségi körök, hatáskörök), milyen a szervezeti kultúra, mennyire vannak az előbbi tényezők összhangban egymással, és mik a működés főbb hatékonyági jellemzői. Második lépés annak megértése, hogy miért működik a szervezet úgy, ahogyan működik. Ez egyfajta diagnózis felállítását jelenti.

A szervezetfejlesztés egyik lehetséges csapásiránya a "rendrakás". Ilyenkor a kialakult gyakorlat hatékonysági problémáit megoldandó, új működési rendet találnak ki és vezetnek be. Ez természetesen járhat munkakörök, üzleti folyamatok, és egyéb működési tényezők változásával, de a "rendrakás" célja az, hogy a működést stabilizálja az alapvetően változatlan szervezeti célrendszer mellett. Egy külső tanácsadó részvétele két okból is nagy segítség lehet ebben a folyamatban. Egyrészt, a belső szereplők gyakran "nem látják a fától az erdőt" és egymás közötti viszonyaik esetenként torzíthatják a perspektívájukat. Másrészt pedig a külső tanácsadó alkalmazása révén hasznosíthatók más szervezetek tapasztalatai, illetve jó gyakorlatai is.

A szervezetfejlesztés másik csapásiránya lehet a működés "érettségi szintjének" növelése. Mennyire "jó", vagy "érett" a működés? Nehéz egzakt választ adni, de nem lehetetlen. Az informatikai szektorban széles körben alkalmazott, de más iparágban is használható CMM filozófia például öt egymásra épülő ún. "érettségi" szintet különböztet meg:

• A kezdetleges szinten folyamatok szervezetlenek, akár kaotikusak. A működés sikere inkább ez egyéni erőfeszítéseken múlik, semmint a "rendszeren".
• Az ismételhető szinten a folyamatok valamilyen kezdetleges folyamatmenedzsment rendszer szerint tervezettek és dokumentáltak, a szereplők pedig ismerik a folyamatokat. Így a működés sikere megismételhető.
• A definiált szinten az üzleti folyamatok standardizáltak, részletesen dokumentáltak, és egymással integráltak.
• A menedzselt szinten a szervezet méri, kontrollálja, és elemzi saját működését.
• Az optimalizáló szinten pedig a folyamatos fejlesztés (continuous improvement) filozófiája, illetve kultúrája szerint fejleszti tovább saját működését a szervezet.

Ritkán fordul elő, hogy egy szervezet minden működési folyamata egyszerre az érettségnek ugyanazon a szintjén lenne, vagyis általában nem egyértelmű a besorolás. Ilyenkor azt lehet mondani, hogy szervezet "jellemzően" ezen vagy azon a szinten van, egyes folyamatai pedig egy másik érettségi szinten vannak. (Megjegyzendő, hogy az előzőekben említett "rendrakás" nem csak a kezdetlegesről az ismételhető szintre való feljutást jelentheti, hanem valójában bármelyik szinten értelmezhető.)

A fejlődés lépcsőfokain egy-egy "változási program" végrehajtásával lehet feljebb jutni, és ritkán lehet átugrani akár csak egy lépcsőfokot is. Vagyis figyelembe kell venni a működés "érettségének" aktuális szintjét, és ennek figyelembevételével kell megcélozni a következő lépcsőfokot. A változási program projektterv mélységben pontosan meghatározza, hogy "mit" kell megváltoztatni és "hogyan". A "mit" meghatározása azt jelenti, hogy azonosítjuk a szervezeti működés fejlesztendő elemeit (pl. munkakörök, folyamatok, motiváció, stb.), és meghatározzuk ezek cél állapotának főbb jellemzőit. A "hogyan" meghatározása pedig azt jelenti, hogy megtervezzük azt a tevékenységrendszert, amely elvezet a jelenlegi állapotból a cél állapotba; azonosítjuk az egyes tevékenységek sikeres végrehajtásához szükséges közreműködőket és erőforrásokat; elkészítjük a végrehajtás időbeli ütemezését; és felállítjuk, illetve működtetjük a változási program végrehajtását koordináló projektszervezetet.

Legyen szó "rendrakásról" vagy a működés egy magasabb érettségi szintjére való feljutást segítő "változási programról", az eXaperio magabiztosan találja meg a szervezetek gyenge pontjait, hatékonysági problémáit, és megvalósítható megoldásokat ad ezek kiküszöbölésére, vagyis az eredmény elérő képesség javítására.

vissza